1. Woher stammt die Leistung?
Zu jeder Position muss erkennbar sein, woher sie stammt: aus der Kundenanfrage, einem bestätigten Aufmaß oder einer ausdrücklich vereinbarten Ergänzung. Fehlende Informationen werden als Fragen markiert. Sie sollten nicht stillschweigend durch plausibel klingende Annahmen ersetzt werden.
Die prüfende Person braucht deshalb Zugriff auf die Ausgangsunterlagen. Wer nur den fertigen Text sieht, kann schwer beurteilen, welche Teile belegt sind. Halten Sie den Zusammenhang zwischen Quelle und Position im Entwurf fest.
2. Ist die Menge belegt?
Ein konstruiertes Beispiel: In einer Notiz steht zwei Türen lackieren, aber keine Fläche. Wenn die Kalkulation eine Fläche voraussetzt, ist die Anzahl noch keine ausreichende Berechnungsgrundlage. Eine scheinbar präzise Quadratmeterzahl ohne Quelle ist ein Prüfhinweis. Der Entwurf sollte die fehlende Angabe kennzeichnen und eine gezielte Rückfrage vorbereiten.
3. Passt die Berechnung zur freigegebenen Version?
Verweisen Sie auf eine gültige Preisliste oder eine dokumentierte Einzelentscheidung. Prüfen Sie die Summe anhand der tatsächlich freigegebenen Positionen. Werden Mengen oder Preise anschließend geändert, muss auch der neue Stand geprüft werden. Eine alte Freigabe passt nicht automatisch zu einer neuen Version.
4. Welche Annahmen bleiben offen?
Zugang zur Baustelle gesichert ist eine Annahme, solange niemand sie bestätigt hat. Gewünschter Ausführungstermin fehlt ist eine offene Frage. Beide Informationen gehören in den Prüfbereich. Wie sie später gegenüber dem Kunden formuliert werden, ist eine weitere bewusste Entscheidung.
5. Was wird tatsächlich versendet?
Prüfen Sie Empfänger, Anhänge, Angebotsversion und die auszulösende Aktion. Eine Vorschau des endgültigen Versandstands hilft, Unterschiede zwischen geprüftem Entwurf und versendeter Nachricht zu erkennen. Eine Freigabe darf nicht unbemerkt für eine andere Version gelten.
Die Freigabekarte
Ihre Einträge bleiben in diesem Tab und werden nicht übertragen. Mit „Artikel drucken“ können Sie sie ausgeben.
Die Prüfung selbst ausprobieren
Bleibt eine entscheidende Stelle offen, geht der Entwurf in die Rückfrage. Planen Sie Prüfen als tatsächlichen Arbeitsschritt ein. Wenn die zuständige Person weder Zeit noch Ausgangsunterlagen erhält, hilft eine Freigabeschaltfläche allein wenig.
Probieren Sie das Blatt an einem erfundenen Angebot mit absichtlich fehlenden Angaben aus. Erkennt die prüfende Person die Lücken? Ist klar, wie sie eine Position zurückgibt? Das Ziel ist ein nachvollziehbarer Arbeitsstand mit tatsächlicher fachlicher Kontrolle.
Dieser Beitrag enthält ein redaktionell entwickeltes Arbeitsmaterial. Er berichtet keine durchgeführte Untersuchung oder beobachteten Projektergebnisse.
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