Was bleibt von den gesparten Minuten übrig?

Die Annahmen offenlegen

Hinzu kommen Einrichtung und laufender Betrieb. Das folgende Beispiel zeigt eine mögliche Methode. Alle Zahlen sind frei gewählte Planungsannahmen, keine Marktpreise, keine Projektergebnisse und keine Prognose für Ihren Betrieb.

Angenommen, ein Unternehmen bearbeitet monatlich 200 gleichartige Vorgänge. Bisher benötigt jeder Vorgang acht Minuten. Bei einem internen Stundenwert von 35 Euro ergibt das 26,67 Stunden und rund 933,33 Euro bewerteten Arbeitsaufwand pro Monat. Die acht Minuten müssen alle bisher berücksichtigten Tätigkeiten enthalten. Wird Nacharbeit zusätzlich erfasst, darf sie nicht bereits darin stecken.

Den vollständigen neuen Aufwand rechnen

Für den geplanten Ablauf werden einschließlich menschlicher Prüfung und durchschnittlicher Nacharbeit drei Minuten je Vorgang angenommen. Bei 200 Vorgängen sind das zehn Stunden oder 350 Euro. Für Werkzeuge und Betrieb werden monatlich 120 Euro angesetzt, für Pflege weitere 70 Euro. Der neue monatliche Gesamtaufwand liegt damit bei 540 Euro. Die rechnerische Differenz beträgt rund 393,33 Euro.

Nun kommen einmalige Kosten hinzu. Angenommen, Einrichtung, interne Abstimmung, Datenvorbereitung und Schulung kosten zusammen 3.600 Euro. Geteilt durch die monatliche Differenz ergibt sich eine rechnerische Amortisationszeit von rund 9,2 Monaten. Das gilt einschließlich sofort gleichbleibender Nutzung. Eine schrittweise Einführung oder zusätzliche Nacharbeit verlängert den Zeitraum.

Die Gegenprobe mit weniger Vorgängen

Bei 100 Vorgängen sinkt der bisherige bewertete Aufwand auf rund 466,67 Euro. Im neuen Ablauf entstehen fünf Arbeitsstunden zu 175 Euro. Die angenommenen laufenden Fixkosten bleiben bei 190 Euro. Insgesamt stehen nun 365 Euro gegenüber. Die monatliche Differenz beträgt rund 101,67 Euro. Dieselbe Einrichtung würde sich erst nach ungefähr 35,4 Monaten rechnerisch ausgleichen.

Auch diese Differenz ist nicht automatisch eine Einsparung auf dem Bankkonto. Freie Arbeitszeit kann zusätzliche Aufträge ermöglichen, Wartezeiten verringern oder Überstunden vermeiden. Welche Wirkung tatsächlich eintritt, muss gesondert beurteilt werden.

Mit eigenen Annahmen rechnen

Die Berechnung bleibt auf diesem Gerät. Es werden keine Eingaben an einen Server übertragen oder im Browser gespeichert. Die Beispielwerte lassen sich zurücksetzen. Ein niedrigerer und ein höherer Mengenfall helfen, die Entscheidung nicht an einer einzigen Schätzung festzumachen.

Gemessen, angeboten oder geschätzt?

Notieren Sie neben jeder Annahme ihre Herkunft. Nach einem Pilot werden Schätzwerte durch beobachtete Werte ersetzt. Prüfen Sie dabei dieselben Fallarten und denselben Leistungsumfang. So bleibt erkennbar, welche Annahme die Entscheidung trägt. Eine positive Rechnung allein beantwortet noch nicht, ob der Ablauf fachlich passt und die frei werdende Kapazität tatsächlich genutzt wird.